Walker Books, Inc. (Manual System w

Walker Books, Inc. (Manual System with Minimal PC Support)
(Prepared by Matt Wisser, Lehigh University)
Expenditure Cycle
Purchases System
The purchases process begins with the purchasing agent, who monitors the levels of books available via a computer terminal that lists current inventory. Upon noticing deficiencies in inventory levels, the agent manually generates four hard copies of a purchase order: one is sent to AP, one is sent to the vendor, one is sent to the receiving department, and the last is filed within the department.
Vendors will generally ship the products within five business days of the order. When gooks arrive in the receiving department, the corresponding packing slip always accompanies them. The receiving department clerk unloads the goods and then reconciles the packing slip with the purchase order. After unloading the goods, the clerk manually prepares three hard copies of the receiving report. One copy goes with the gooks to the warehouse, another is sent to the purchasing department, and the final copy is filed in the receiving department. In the warehouse, the copy is simply filed once the goods are stored on the shelves. In the purchasing department, the clerk receives this copy of the receiving report and files it with the purchase order.
When the AP department receives the purchase order, it is temporarily filed until the respective invoice arrives from the vendor. Upon receipt of the invoice, the AP clerk removes the purchase order from the temporary file and reconciles the two documents. The clerk then manually records the liability in the hard copy AP subsidiary ledger. Finally, the clerk files the purchase order and invoice in the open AP file in the department. At the end of the day, the clerk prepares a hard-copy journal voucher and sends it to the general ledger department.
Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.
Cash Disbursement System
The AP clerk periodically reviews the open AP file for liabilities that are due. To maximize returns on invested cash, yet still take advantage of vendor discounts, the applicable due date. Upon finding an open accounts payable file in need of payment, the clerk manually prepares a check for the amount due as per the invoice. The hard copy AP ledger is also updated by the AP clerk. The check number, dollar amount, and other pertinent data are manually recorded in the hard-copy check register. The check is then sent to the cash disbursements department. Finally, the invoice is discarded, as it no longer has any relevant information that hasn’t already been recorded elsewhere.
When the cash disbursements clerk receives the unsigned check, she examines it to ensure that no one has tampered with any of the information and that no errors have been made. Because she is familiar with all of the vendors with whom Walker deals, she can identify any false vendors or any payment amounts that seem excessive. Assuming everything appears in order, she signs the check using a signature block that displays the name of the assistant treasurer, Tyler Matthews. Only Matthews’ signature can validate a vendor check. The cash disbursements clerk then photocopies the check for audit trail purposes.
Once the check is signed, it is sent directly to the supplier. The photocopy of the check is marked as paid and them filed in the cash disbursements department. The clerk then creates a journal voucher, which is sent to the general ledger department. Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.

ผลลัพธ์ (ภาษาอินโดนีเซี) 1:

Walker Books, Inc. (Manual System dengan Minimal Dukungan PC)
(Disusun oleh Matt Wisser, Universitas Lehigh)
Siklus Pengeluaran
Sistem Pembelian
Pembelian Proses Dimulai Dengan Agen Pembelian, WHO memonitor kadar Buku tersedia Via Terminal komputer itu Lists Inventaris Terkini. Setelah Melihat kekurangan kadar Inventory, agen secara manual menghasilkan empat hard copy order pembelian: satu dikirim ke AP, satu dikirim ke vendor, satu dikirim ke Departemen Menerima, dan terakhir diajukan dalam Departemen.
Vendor umumnya akan mengirimkan produk dalam waktu lima hari kerja pesanan. Ketika gooks tiba di departemen penerima, slip kemasan yang sesuai selalu menyertai mereka. Petugas departemen penerima membongkar barang dan kemudian menyatukan slip kemasan dengan pesanan pembelian. Setelah pembongkaran barang, petugas secara manual menyiapkan tiga hard copy laporan penerima. Satu salinan berjalan dengan gooks ke gudang, yang lain dikirim ke departemen pembelian, dan salinan akhir diajukan di departemen penerima. Di gudang, copy hanya diajukan sekali barang disimpan pada rak. Di Departemen Pembelian, petugas ini Menerima Copy Laporan dan file itu bersama pesanan pembelian. Menerima
Ketika Departemen AP Menerima pesanan pembelian, itu sementara diajukan sampai masing Faktur tiba dari vendor. Setelah menerima faktur, petugas AP menghapus pesanan pembelian dari file sementara dan menyatukan dua dokumen. Petugas kemudian secara manual mencatat kewajiban dalam copy AP buku besar pembantu keras. Akhirnya, petugas file pesanan pembelian dan faktur dalam file AP terbuka di departemen. Pada akhir hari, petugas Siapkan Sebuah hard-jurnal Voucher Salin dan Mengirim ke bagian buku besar.
Setelah bagian buku besar Menerima Voucher jurnal, petugas memeriksa untuk Setiap kesalahan yang jelas dan kemudian data yang relevan Memasuki PC Departemen untuk Update General Ledger Account Sesuai Digital.
Pengeluaran Kas Sistem
AP Clerk Ulasan berkala Open AP File UNTUK Kewajiban Yang Due. Untuk memaksimalkan pengembalian kas diinvestasikan, namun masih mengambil keuntungan dari diskon penjual, tanggal jatuh tempo yang berlaku. Setelah menemukan file hutang terbuka membutuhkan pembayaran, petugas secara manual menyiapkan cek untuk jumlah yang jatuh tempo per faktur. Hard copy AP buku juga diperbarui oleh petugas AP. Nomor cek, jumlah dolar, dan data terkait lainnya secara manual dicatat dalam hard copy daftar cek. Cek kemudian dikirim ke departemen pengeluaran kas. Akhirnya, Invoice tersebut akan dibuang, karena tidak lagi memiliki informasi yang relevan yang belum Sudah Direkam tempat lain.
Ketika petugas Pencairan Cash Menerima unsigned cek, dia memeriksa ke Pastikan Yang Telah ada yang dirusak dengan Setiap informasi dan bahwa tidak ada kesalahan telah dibuat. Karena dia akrab dengan semua vendor dengan siapa Penawaran Walker, dia dapat mengidentifikasi vendor palsu atau jumlah pembayaran apapun yang tampaknya berlebihan. Dengan asumsi semuanya tampak dalam rangka, ia menandatangani cek menggunakan blok tanda tangan itu menampilkan nama asisten bendahara, Tyler Matthews. Hanya tanda tangan Matthews 'dapat memvalidasi cek penjual. Kas Pencairan petugas fotokopi kemudian memeriksa untuk Tujuan audit trail.
Setelah cek ditandatangani, dikirim langsung ke pemasok. Fotokopi cek ditandai sebagai dibayar dan mereka mengajukan di departemen pengeluaran kas. Petugas kemudian menciptakan voucher jurnal, yang dikirim ke departemen buku besar. Setelah departemen buku besar menerima voucher jurnal, petugas memeriksa untuk kesalahan yang jelas dan kemudian memasukkan data yang relevan ke dalam departemen PC untuk memperbarui digital akun buku besar yang sesuai.